Uzaktan Çalışma Araçları Nelerdir?

Ofis dışında çalışma anlamına gelen Remote Working, Türkçe karşılığı ile uzaktan çalışma, son dönemin iş trendleri arasında ilk sıralarda yer alıyor. Firmalar altyapılarını kısmen ya da tamamen uzaktan çalışma modeline adapte etmeye uğraşırken, çözümler de giderek artıyor. Geleneksel ofis düzeninde faaliyet gösteren firmalar departmanlarını ve sistemlerini dijitalleştiriyor, hali hazırda Freelance ve Uzaktan çalışma tipini benimsemiş kurumlar ise iyileştirme testlerine ağırlık veriyor. Ekipler arası iletişim, operasyon, belgeleme gibi unsurların usulünce işlemesi için birtakım düzenlemeler yapılması gerekiyor. Tüm bunlar özelinde, hem çalışanlar ve işverenler hem de start-up girişimcilik kariyerine adım atmak isteyenler açısından en fazla merak edilen sorulardan biri “uzaktan çalışmayı mümkün ve etkili kılacak araçlar neler?” oluyor.

Bunu yanıtlamadan önce, “evden çalışma” modelinin güncel durumunu ve neden mühim olduğunu açıklamak önem arz ediyor.

Uzaktan Çalışmanın Şirketler Açısından Önemi

Avrupa İstatistik Ofisi (Eurostat) verileri, dijitalleşme süreci ile birlikte, ofis yerine evden çalışmanın Avrupa Birliği vatandaşları arasında giderek yaygınlaştığını gözler önüne seriyor. Türkiye’de de uzaktan çalışma tipi artmaya devam ediyor. Firmalar dijital dönüşüme artık daha fazla zaman ve bütçe ayırıyor. Evden çalışma düzenine adapte olan kişiler bu modelin avantajlarını özgürleştirici, yapıcı ve ilerlemeci olarak değerlendiriyor. Çalışanlar trafikte geçireceği zamanı işini tamamlayama ayırabiliyor. Bir günlük asgari yol süresi üzerinden düşünüldüğünde dahi, yıllık planlamada oldukça fazla zaman ve işgücü kazanımı elde ediliyor. Çalışanın bilgi ve deneyimini daha etkili kullanabilmesi, önceliğin süreye ya da mekâna değil yapılan işin niteliğine ayrılması hem çalışan performansını artırıyor hem de üretim artışını ve kâr marjını teşvik ediyor. İşine, ailesine ve kendine daha fazla zaman ayırabilmenin çalışan motivasyonunu ve verimliliği yükseltmesi, şirketlere fayda sağlayan faktörlerden yalnızca biri. Aynı zamanda, firmalar fiziksel bina maliyeti yönünden de kazançlı çıkıyor.

Uzaktan Çalışma Sürecine Geçiş

Dijital çalışma çözümlerine yapılan yatırım, şirketlerin geleceği ve işgücü refahı açısından son derece önemli. Ofiste yüz yüze çalışma stilinden tamamen Uzaktan çalışma modeline ya da hibrit çalışma düzenine geçişte şirketlere ve çalışanlara bazı görevler düşüyor. İşletmelerin mevcut altyapıları evden çalışma için yeterli olmayabiliyor. Bunun için, birincil ekipmanlar olarak nitelenen çevrimiçi teknolojilerden faydalanmak ve herkesi bu araçları kullanabilme konusunda bilinçlendirmek gerekiyor. Uzaktan çalışma adaptasyon eğitimleri ve danışmanlık hizmetleri veren özel kurumlar bulunması ise taraflara büyük kolaylık sağlıyor. Alanında uzman ekiplerce verilen eğitimler ve altyapı destekleri sayesinde firmalar geçiş sürecinde departmanlarına iş yükü bindirmek zorunda kalmıyor. Sistemsel hatalar ve uyum yönlendirmeleri konusunda oluşabilecek sıkıntılar da bertaraf ediliyor.  

Uzaktan Çalışma Araçlarının Kapsamı

Uzaktan çalışma anlamında fayda sağlayacak araçlar oldukça çeşitli. Video konferans görüşmeleri, iletişim, proje kontrolü ve yönetimi, zaman kontrol yönetimi, ekip içi veri paylaşımı gibi kalemlerin her biri için özel araçlar bulunuyor. Örneğin;

• Zaman yönetimini optimize etmek için Time Tracking araçları devreye giriyor. Zaman yönetim uygulamaları yalnızca uzaktan çalışma için değil, ofis içi çalışmada da tercih edilebiliyor.
• İş takip sistemleri işlere akıllı cihazlar üzerinden ulaşmanızı, gerekli kontrolleri her an her yerden yapmanızı sağlıyor.
• Video görüşme araçları ekipler ya da departmanlar arası konferanslar gerçekleştirme, toplantılar yapma imkanı sunuyor.
• Cloud altyapıları sayesinde datalara dünyanın dört bir yanından erişmek, bunları tek bir alanda depolamak ve kullanıcıların / çalışanların erişimine açmak mümkün oluyor.

Dijital araçları güvenlik açığı riski olmaksızın etkili şekilde kullanabilmek için işletmelere özel eğitimler, interaktif içerikler, e-öğrenme videoları hazırlanıyor. Doğru yönlendirme ve altyapı ile kısa sürede yenilikçi çalışma sistemine adaptasyon sağlanıyor. Uzaktan çalışma modeli, sağladığı avantajlar ile geleceğin çalışma şekli olmaya aday!